Introdução e Objetivo
A informação é peça estratégica para o sucesso e desenvolvimento de qualquer empresa, pois diariamente são geradas diversas informações dentro de uma organização.
Essas informações classificam-se, como: a) não estruturada: tem como característica a perda de grande parte da informação dentro da própria organização; b) estruturada em papel: apresenta dificuldade de padronização e localização dos registros; c) estruturada em computador: possui precisão, rapidez e facilidade para armazenamento da informação; e d) informação como conhecimento: que é a informação baseada na experiência.
De modo geral, é fundamental que as informações de uma empresa devem ser confiáveis e dispostas de maneira fácil, ágil e correta, para que possam auxiliar na tomada de decisões, e, assim, propiciar a sobrevivência e competitividade da mesma.
Deste modo, o objetivo desta pesquisa foi de identificar o papel da Gestão de Informação (GI) dentro de uma organização, se baseando em referências bibliográficas.
Metodologia
Utilizou-se o método de abordagem qualitativo para desenvolver esta pesquisa, pois foi necessário realizar um estudo da Gestão de Informação nas Organizações.
Quanto aos fins, a mesma é classificada como descritiva, haja vista que o processo empreendedor foi descrito.
Quantos aos meios a pesquisa classifica-se como bibliográfica, em que realizou-se a coleta de dados por meio da, pesquisa bibliográfica tradicional em livros e pesquisa digital.
Resultados
A gestão da informação é composta pelas atividades de:
- Busca: a coleta de informações é, fundamentalmente, realizada em fontes confiáveis;
- Identificação: utiliza informações relevantes que atendam as necessidades do usuário final;
- Classificação: agrupa as informações de modo a facilitar o tratamento e processamento;
- Processamento: trata a informação, adequando-a ao melhor formato para facilitar o seu uso e compreensão;
- Armazenamento: armazena as informações por meio de técnicas de classificação e processamento, de modo a facilitar o acesso, quando este é necessário;
- Disseminação: consiste em fazer com que a informação chegue a quem dela precisa no momento certo.
Assim, é possível afirmar que o papel da Gestão da Informação (GI) é coletar, processar e administrar as informações. Sendo responsável por gerenciar tanto as informações internas como externas da organização, assim como o compartilhamento de tais informações dentro do meio corporativo, de forma confiável, segura, fácil e rápida, de modo a subsidiar a tomada de decisões de modo efetivo.
Assim, a GI é um apoio essencial para a gestão de uma organização, devendo ser desenvolvida para atender as necessidades da organização, permitindo confrontar e integrar as atividades, responsabilidades, políticas e os recursos disponíveis, de modo a facilitar e alcançar os objetivos da organização.
Um ponto relevante é que a GI ainda é inacessível para muitas organizações, e entende-se que isso ocorre porque tais organizações ainda não desenvolveram habilidades para estruturar de maneira eficaz as informações que possuem ou tem acesso.
Nesta perspectiva, a informação passa a ser um importante acervo, podendo ser considerada uma ferramenta estratégica de planejamento para maximizar os recursos, além de auxiliar os gestores dentro da organização.
Outra vantagem é que a disseminação da informação traz vantagens competitivas às organizações, pois o conhecimento compartilhado propicia um ambiente apto à aprendizagem além do crescimento conjunto dos setores organizacionais.
De modo geral, a GI lida com as informações da organização por meio de softwares computacionais, os quais são referidos como Softwares de Gestão Empresarial (SFE), com a finalidade de contemplar todas as necessidades administrativas, dando um tratamento adequado a informação, a qual é considerada como um dos patrimônios mais importantes da empresa.
Considerações Finais
Todo processo organizacional gera informação, sendo fundamental o tratamento e o gerenciamento da informação para sobrevivência da própria empresa, e isso deve ser de modo confiável, verificável, acessível, além de poder ser utilizada para diversas finalidades.
Com uma boa gestão da informação, é que os gestores perceberão as capacidades e as dificuldades da organização, pois, irão vislumbrar com propriedade as vantagens e desvantagens competitivas da organização perante aos correntes.